Digital kraft i hele virksomheten

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre virksomhetens arbeidsprosesser, tjenester og samhandling. Det innebærer ikke bare å innføre nye IT-løsninger, men å tenke helhetlig rundt hvordan teknologi, organisasjon og brukerbehov henger sammen.

Digitalisering refererer til prosessen med å bruke digitale teknologier for å transformere eller forbedre eksisterende manuelle eller analoge prosesser, tjenester eller produkter. Målet med digitalisering er ofte å øke effektiviteten, redusere kostnader, forbedre brukeropplevelsen og skape nye muligheter for innovasjon. Ansatte slipper lite inspirerende og repeterende oppgaver!

Tjenestedesign er en metode for å utvikle tjenester som oppleves som nyttige, effektive og sammenhengende for brukerne. Gjennom innsikt, visualisering og testing bidrar tjenestedesign til å sikre at digitaliseringstiltak faktisk løser reelle behov og skaper verdi – både for virksomheten og for brukerne.

Sammen danner digitalisering og tjenestedesign et rammeverk for målrettet utvikling av fremtidens arbeidsprosesser og tjenester.

Transformasjon

Begrepene digitalisering, digital transformasjon og tjenestedesign brukes ofte om hverandre, men de har ulike roller i samme helhet. Her er en kort og presis måte å forklare sammenhengen på

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å effektivisere og forbedre eksisterende prosesser, tjenester og informasjonsflyt. Det er ofte konkrete tiltak som digital innsending av skjemaer, automatisert saksbehandling, datadeling eller nye digitale verktøy.

Digital transformasjon går et steg videre. Det handler om grunnleggende endring av hvordan virksomheten jobber, tar beslutninger og skaper verdi. Transformasjonen er drevet av teknologi, data og nye arbeidsformer. Digital transformasjon krever endringer i kultur, kompetanse og organisasjonsstruktur, ikke bare i systemer.

Tjenestedesign er metodikken som sikrer at både digitalisering og transformasjon skjer med utgangspunkt i brukernes behov og virksomhetens mål. Gjennom innsiktsarbeid, visualisering og samskaping gjør tjenestedesign endringene treffsikre og forståelige.

Digitalisering kan omfatte alle deler av samfunnet og organisasjoner, fra sjøfart og utdanning til produksjon og helse. Digitalisering skal være en sentral drivkraft for innovasjon og vekst.

Digital transformasjon høres flott ut og det er som regel flott. Ansatte slipper lite inspirerende og repeterende oppgaver, de kan få digitale assistenter eller jobbe med digitale tvillinger. Organisasjonen får dekket sine mål og behov i forhold til datasikkerhet, datakvalitet, sporbarhet, forutsigbarhet og annet.

Kultur

Min erfaring er at man må jobbe mye med kultur for å lykkes med digitalisering og digital transformasjon. Folk skal se fordelene med endringene, enten det er snakk om arbeidsprosesser, oppgaver eller tekniske løsninger. Digitale løsninger er gull dersom de oppleves som relevante og verdifulle.

Å transformere noe høres mye stiligere ut enn å endre på noe. Digital transformasjon er i teorien ikke vanskelig, men kultur, i tillegg til for eksempel relevans og behov, stikker noen ganger kjepper i hjulene på den digitale transformasjonen.

Det er særdeles viktig at vi ikke tipper og tror hva som er andre folks opplevelser av kulturen. Vi må drive innsiktsarbeid og spørre, observere, lytte, teste og utfordre. Forståelse av målgruppens livsverden er veldig viktig i forhold til digitalisering.

Digitalisering handler like mye om mennesker som om teknologi. En organisasjonskultur som fremmer læring, deling og eksperimentering er avgjørende for å lykkes. Når arbeidsformer og teknologi endres, må også holdninger, roller og samhandlingsmønstre tilpasses.

En god digital kultur kjennetegnes av:

• Åpenhet og mulighet for å prøve og feile
• Tverrfaglig samarbeid mellom fag, teknologi og ledelse
• Brukerfokus og -involvering i utvikling av løsninger
• Kontinuerlig forbedring fremfor store engangsløft

Prosessarbeid i digitaliseringsprosjekter

Prosessarbeid i digitaliseringsprosjekter innebærer å kartlegge eksisterende arbeidsprosesser, identifisere forbedringsmuligheter og designe nye digitale arbeidsflyter. Arbeidet inkluderer ofte analyse, samarbeid med brukere og interessenter, testing av løsninger, og kontinuerlig justering for å sikre at de digitale prosessene fungerer effektivt og gir ønsket verdi.

Arbeidsprosessene omfatter kartlegging av eksisterende rutiner, analyse av behov og utfordringer, design og testing av nye digitale løsninger, implementering i praksis, og kontinuerlig evaluering og forbedring. Disse prosessene sikrer at digitaliseringen gir mer effektive, brukervennlige og verdifulle tjenester.

Forbedringsmuligheter kan inkludere å gjøre prosesser raskere og mer effektive, redusere feil og manuelt arbeid, bedre tilgang til informasjon, styrke samhandling mellom avdelinger, og forbedre brukeropplevelsen for både interne og eksterne brukere.

Brukernes behov sikres gjennom kartlegging og analyse av hvordan de bruker tjenestene, involvering av brukere i designprosessen, testing av prototyper, og kontinuerlig innhenting av tilbakemeldinger for å forbedre løsningene.

Ledelsens behov og krav sikres gjennom tidlig involvering i prosjektet, tydelig definering av mål og forventninger, og regelmessig rapportering og oppfølging for å sikre at digitale løsninger støtter strategiske prioriteringer og beslutningsgrunnlag.

Muligheter

Digitalisering handler ikke først og fremst om teknologi, men om hvordan vi bruker teknologi til å løse oppgaver bedre. For en organisasjon kan dette bety å gjøre data, prosesser og samhandling mer effektive, sikre og tilgjengelige.

Digitalisering foregår ved å kartlegge eksisterende prosesser, identifisere muligheter for digitale løsninger, og deretter utvikle, implementere og teste digitale verktøy for å gjøre prosessene mer effektive og brukervennlige.

Det er ulike oppfattelser av hva som inngår i et digitaliseringsarbeid, men her er noen områder som stort sett alltid er med:

Automatisering av prosesser: Manuelle, tidkrevende oppgaver erstattes med digitale løsninger, som gjør det mulig å utføre oppgaver raskere og med færre feil.

Tilgang til data i sanntid: Digitalisering gjør informasjon mer tilgjengelig, både for organisasjoner og brukere, ved at data blir samlet, lagret og analysert digitalt.

Forbedret kommunikasjon og samarbeid: Med digitale verktøy blir kommunikasjon, både internt og eksternt, enklere og mer effektiv, ofte gjennom skybaserte løsninger.

Nye forretningsmodeller: Digitalisering skaper muligheter for nye forretningsmodeller, som for eksempel abonnementsbaserte tjenester, e-handel, eller skalerbare digitale plattformer.

Brukerorienterte tjenester: Digitalisering muliggjør personalisering av tjenester ved å analysere brukeratferd og tilpasse produkter og tjenester til individuelle behov.

Effektiv ressursbruk: Virksomheter kan optimalisere ressursbruken gjennom bedre styring av informasjon, analyse av data og automatisering av rutineoppgaver.

Det handler om å bruke digitale løsninger der de gir merverdi, og om å utvikle en arbeidsform som er smidig, datadrevet og brukernær. Målet er ikke å bli digitale for sin egen del, men for eksempel å levere mer pålitelig innsikt og forvaltning for samfunnet.

Forutsetninger

Avklaring av digital kompetanse og modenhet er en viktig forutsetning for digitalisering.

For å lykkes med digitalisering må organisasjonen ha:

• Klare mål, tilgang på relevante data, teknologisk infrastruktur, og vilje til endring og kontinuerlig forbedring.
• Felles retning, kompetanse og vilje til å endre måten vi jobber på.
• Mulighet og vilje til å utvikle teknologi, organisasjon og kultur samtidig.

Spill, gamification og digital læring passer ikke bare for unge mennesker, men kan med fordel brukes i mange digitaliseringsprosjekter. I dag er ansatte ofte mye mer digitale enn lederen sin. Avklaring av digital kompetanse og modenhet er en viktig forutsetning for digitalisering.

Folk forventer moderne løsninger, både hjemme og på jobb. Mens selskaper, forretninger og organisasjoner gror fast i gamle versjoner av progammer, oppgradere folk privat til nyeste versjoner av moderne løsninger og produkter.

Viktige forutsetninger er:

• Tydelig ledelse og prioritering
  Digitalisering må være forankret i virksomhetens mål og styres som en del av den ordinære utviklingen.
• Kompetanse og læring
  Medarbeidere må forstå både fag, data og teknologi. De må få rom til å lære og utforske nye arbeidsformer.
• Gode data og informasjonsforvaltning
  Kvalitet i data er grunnlaget for automatisering, analyse og innsikt.
• Tverrfaglig samarbeid
  Fagfolk, utviklere og brukere må jobbe sammen for å skape løsninger som faktisk løser behov.
• Åpenhet og deling
  Digitalisering gir størst verdi når data, erfaringer og løsninger deles på tvers – internt og eksternt.

Suksessfaktorer

Digitalisering lykkes når endringen skaper varig verdi – for virksomheten, for brukerne og for samfunnet.
Det handler om å kombinere fagkunnskap, teknologi og samarbeid på en måte som gir reell forbedring i arbeidshverdagen.

Viktige suksessfaktorer er:

• Klart behov og tydelig formål
  Hver løsning skal svare på et konkret behov – ikke bare være et teknologiprosjekt.
• Brukerinvolvering
  Tjenester og prosesser må utvikles sammen med dem som skal bruke dem.
• Helhet og sammenheng
  Nye løsninger må bygge videre på eksisterende prosesser og data – ikke skape nye siloer.
• Trinnvis utvikling og læring
  Vi lærer underveis. Små leveranser gir raskere gevinst og lavere risiko.
• Ledelsesforankring og kultur
  Endring må støttes av ledelsen og forankres i en kultur som verdsetter læring, deling og forbedring.

Digitalisering er ikke bare et verktøy for effektivisering, det er en mulighet til å jobbe smartere, frigjøre tid og gi mennesker større verdi i det de gjør. Når vi lar teknologi støtte menneskene, skaper vi rom for innovasjon, kvalitet og vekst.