Adopsjonsprosessen

Gevinsten starter når folk tar løsningen i bruk

Adopsjonsprosessen handler om å sikre at løsningen faktisk tas i bruk og skaper verdi. Når brukerne forstår hensikten, opplever mestring og ser gevinstene i hverdagen, skjer digitalisering i praksis.

Adopsjon er å skape engasjement og mestring. Når en ny digital løsning gjør arbeidshverdagen enklere og mer effektiv, oppstår entusiasme, stolthet og lyst til å ta den i bruk.

Adopsjonsprosessen sørger for at brukerne forstår nytten, føler eierskap og får den støtten de trenger for å lykkes. Når mennesker opplever konkret verdi, blir digitalisering ikke bare et prosjekt, men en forbedring av hverdagen.

Det er veldig viktig å avklare adopsjonsmuligheter med målgruppen i en tidlig fase. Når vi velger et konsept som skal prototypes videre til «virkelig» løsning, må konseptet ha blitt grundig brukertestet og vurdert i forhold til behov, relevans og ikke minst adopsjonsvilje og -mulighet.

Spredningen og selve utbredelsen må skje på frivillig basis. Noen innovasjoner krever tid før de blir adoptert. Problemet er noen ganger at den som eier innovasjonen (tjenesten, produktet eller begge deler) ikke er forberedt på at adopsjonen kan ta tid.

Diffusjon av innovasjonen

Diffusjonen (spredningen) av innovasjoner er sosiale prosesser. Selve innovasjonen (tjenesten, produktet eller begge deler) må ha noen karakteristikker for at adopsjonen skal finne sted:

Relativ fordel – Innovasjonen må oppleves som bedre enn nåværende løsning. Med «bedre» menes både økonomiske gevinster og tilfredshet på andre måter. Det viktigste er at målgruppen opplever fordeler med innovasjonen.

Kompatibel – Innovasjonen må være kompatibel med målgruppens verdier og normer.

Kompleksitet – En løsning skal være intuitiv for målgruppen. Er den ikke det vil det ta lengre tid før adopsjonen kan finne sted.

Testbar – Kan innovasjonen testes ut eller prøves på et eller annet vis er det mye større sjanse for at målgruppen vil adoptere. Noen tjenester og produkter må oppleves for at folk skal kunne se verdien, da er det viktig at de kan teste den for å få en opplevelse som fører til adopsjon.

Observerbar – Dersom andre mennesker kan se resultatet av en innovasjon er det mye større sjanse for at de også vil adoptere innovasjonen.

Samlet beskriver de fem karakteristikkene grunnstammen i den tradisjonelle adopsjonsprosessen. Dette er elementer det jobbes med allerede fra prosjektets første fase. Det er likevel ikke tilstrekkelig for å sikre adopsjon av IT-løsninger.

Avklar behov og relevans

Behov – En tjeneste eller et produkt må dekke noen behov for en målgruppe har. Dette må være reelle behov som gjerne skaper et «savn» for målgruppen når det ikke blir dekket. Et eksempel er behov for informasjon/innhold. I forhold til «relativ fordel» snakker vi ofte om nye behov.

Relevans – En innovasjon kan adopteres dersom den er relevant. I motsatt fall vi sjelden en irrelevant tjeneste eller produkt bli adoptert.

Opplevelse av relevans

Finn ut hva brukerne opplever som relevant!

Menneskets behov- og relevansopplevelse er trolig de viktigste faktorene til om et produkt eller en tjeneste blir adoptert av målgruppen eller ikke. I IT-verden vinner løsninger som dekker en målgruppes behov og som den samme målgruppen opplever er relevant. Innovasjonen blir adoptert, tatt i bruk og verdisatt.

Det er ikke så mye som er litt relevant, enten er det relevant eller så er det ikke. Skal vi skille på relevans bør det være på tid eller enda bedre; situasjon. Noe kan være relevant i gitte situasjoner.

Relevans og behov må henge sammen. Et produkt eller en tjeneste kan dekke et behov, men må også oppleves som relevant. Relevans henger nesten alltid sammen med innhold. Det er innholdet som skal være relevant. Dette er en av grunnene til at vi alltid bør starte med innhold, ikke teknisk løsning, plattform eller rammeverk.

Når vi designer interne forretningsspesifikke-applikasjoner for organisasjoner, skjer det ofte deler av løsningen blir relevant eller dekker behov, mens andre deler ikke gjør det. Da er vi inne på målgrupper, delmålgrupper og segmenter. Det er fort gjort å tro at ansatte i en organisasjon er en homogen gruppe, men slik er det sjelden. Det er flere kulturer og behov, flere delmålgrupper og segmenter.

For å få til en adopsjon av den ferdige innovasjonen er erfaringen av vi må dele opp målgruppen og tilrettelegge innholdet. Generiske løsninger fungere sjelden godt og blir som regel halvgode på alt i stedet for helgode på noe. Kvalitet er som regel bedre enn kvantitet.

Elementene i adopsjonsprosessen

Adopsjonsprosessen starter med grundig innsikt i målgruppen og målgruppens behov. Prosessen handler i stor grad om kulturforståelse og inkluderer tidlig brukerinvolvering, fortløpende revisjoner, kontroll og god kommunikasjon. Prosessen hjelper brukerne med å omfavne og ta i bruk den nye løsningen på en måte som både sikrer relevans og fremmer varig adopsjon.

Et digitaliseringsprosjekt handler til slutt om å få målgruppen til å ta i bruk en ny løsning på en måte som er positiv, effektiv og bærekraftig. Her er en oversikt som viser trinn-for-trinn hvordan adopsjonsprosessen kan se ut:

Analyse av brukerbehov og forberedelse

Kartlegging av målgruppen: Først må prosjektteamet forstå målgruppens behov, arbeidsvaner, prosesser, utfordringer og kultur. Dette er avgjørende for å sikre at den digitale løsningen er relevant.

Forventningsstyring: Klare forventninger må settes både internt og eksternt om hva digitaliseringen vil innebære og hvilke gevinster brukerne kan forvente.

Risikoanalyse: Identifiser potensielle hindringer for adopsjon, som teknologiske barrierer, endringsmotstand, eller manglende opplæring.

Tidlig involvering av brukere

Brukerinvolvering: Involver brukerne tidlig i prosjektet, gjerne gjennom workshops og brukertesting. Dette skaper eierskap og sikrer at løsningen møter faktiske behov.

Pilotprosjekt: Start med en mindre pilotgruppe av brukere for å teste ut løsningen og gjøre nødvendige justeringer før bred utrulling. Dette gir verdifull innsikt og reduserer risikoen for feil i storskala implementering.

Tilpasning og brukertesting

Prototyping og testing: Løsningen testes hele tiden med reelle brukere for å avdekke mangler og forbedringsområder, og tilpasses deretter for å sikre en god brukeropplevelse.

Tilbakemeldinger og iterasjon: Samle inn kontinuerlige tilbakemeldinger fra brukerne, og juster løsningen basert på disse for å forbedre relevansen og brukervennligheten.

Opplæring og støtte

Opplæringsprogram: Lag skreddersydde opplæringsprogrammer som passer målgruppens teknologinivå og behov. Dette kan inkludere kurs, veiledninger, videoer og steg-for-steg-instruksjoner.

Onboarding: Gi brukerne en jevn overgang til den nye løsningen gjennom god og tidlig onboarding som sikrer at de føler seg komfortable og informerte.

Kommunikasjon og motivasjon

Tydelig kommunikasjon: Kommuniser regelmessig om hvorfor løsningen er relevant og hvordan den dekker brukernes behov. Fokuser på de konkrete fordelene den gir for deres arbeidsflyt eller daglige rutiner.

Ledelsesstøtte: Involver ledelsen aktivt for å sikre at adopsjonsprosessen har synlig støtte fra toppen, noe som gir legitimitet til prosjektet og motiverer brukerne.

Kontinuerlig støtte og tilpasning

Support og veiledning: Sørg for at brukerne har lett tilgang til support under og etter implementeringen, gjennom hjelpelinjer, FAQs, eller dedikerte kontaktpersoner.

Løpende tilpasning: Etter lansering bør løsningen kontinuerlig evalueres og justeres basert på brukernes erfaringer og nye behov som oppstår.

Oppfølging og optimalisering

Evaluering av suksess: Mål suksess gjennom nøkkeltall som brukernes engasjement, produktivitet, og tilfredshet, samt gevinstrealisering i virksomheten.

Feedback-løkker: Opprett regelmessige muligheter for brukere til å gi tilbakemeldinger som kan lede til ytterligere forbedringer eller tilpasninger av løsningen.

Langsiktig forankring

Forsterkning av adopsjon: Sørg for at løsningene blir en integrert del av hverdagen ved å oppmuntre til vedvarende bruk gjennom interne kampanjer, nye funksjoner og forbedringer som oppdateres basert på feedback.

Kulturbygging: Bidra til en endringskultur der brukerne ikke bare ser løsningen som noe de må bruke, men noe som forbedrer deres arbeid eller liv.

Til slutt

Adopsjon handler ikke om å lansere en løsning. Det handler om å sikre at mennesker tar den i bruk, forstår den og opplever verdi av den. En vellykket adopsjonsprosess skjer når brukerne kjenner igjen behovene sine i løsningen, når virksomheten støtter endringen og når både teknologi og prosess spiller på lag. Digitalisering lykkes først når løsningen er integrert i arbeidshverdagen og skaper målbar effekt. Det er da gevinstene realiseres.